ALGEMEMENE VOORWAARDEN
Algemene voorwaarden
Laatst bijgewerkt: september 2026
1. Identiteit van de praktijk
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle begeleidingen, sessies, trajecten, groepsactiviteiten en overige diensten aangeboden door:
Sylvie
Gaethofs
Scheepvaartlaan 36 – 101
3500 Hasselt
BTW BE 0839.677.035
E-mail: info@sylviegaethofs.be
Telefoon: +32 472 65 01 03
Website: www.sylviegaethofs.be
2. Toepassing van deze algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle begeleidingen, sessies, begeleidingstrajecten, groepsactiviteiten en andere diensten die worden aangeboden door Sylvie Gaethofs.
Door een afspraak te maken, een begeleidingstraject te starten of deel te nemen aan een groepsactiviteit, verklaart de cliënt kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en ermee akkoord te gaan.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig wanneer zij vooraf uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen.
3. Aard van de begeleiding
Sylvie Gaethofs biedt professionele counseling en individuele begeleiding aan vrouwen die verlangen naar meer inzicht, bewustwording en ondersteuning in hun persoonlijke proces.
De begeleiding is procesgericht en afgestemd op de unieke hulpvraag, het tempo en de persoonlijke situatie van iedere cliënt. Daarbij staat niet het geven van advies centraal, maar het samen onderzoeken van terugkerende patronen, gevoelens, overtuigingen en dynamieken, zodat ruimte kan ontstaan voor nieuwe inzichten en andere manieren van omgaan met wat zich aandient.
De begeleiding is gericht op persoonlijke groei en ontwikkeling en ondersteunt cliënten in het versterken van hun eigen veerkracht, zelfinzicht en handelingsmogelijkheden.
De begeleiding door Sylvie Gaethofs is geen medische of psychiatrische behandeling en vormt geen vervanging voor gespecialiseerde gezondheidszorg wanneer die aangewezen is.
Wanneer tijdens de begeleiding blijkt dat bijkomende of gespecialiseerde ondersteuning wenselijk is, wordt dit steeds in alle openheid besproken en kan worden geadviseerd om hiervoor een passende zorgverlener of gespecialiseerde hulpverlener te raadplegen.
4. Aanbod en begeleiding
Sylvie Gaethofs biedt verschillende vormen van begeleiding aan. De inhoud, duur en tarieven van de verschillende begeleidingsvormen worden steeds vermeld op de website www.sylviegaethofs.be.
Het aanbod kan onder meer bestaan uit:
- Eerste Afstemming;
- De Ontmoeting;
- De Bedding;
- lezingen, workshops en andere groepsactiviteiten.
Elke vorm van begeleiding heeft een eigen opzet, duur en werkwijze. Tijdens een eerste afstemming wordt samen bekeken welke begeleidingsvorm het best aansluit bij de hulpvraag, de behoeften en het proces van de cliënt.
Sylvie Gaethofs behoudt zich het recht voor om het aanbod, de inhoud, de duur en de tarieven van haar diensten aan te passen. De meest recente informatie is steeds terug te vinden op de website.
5. Eerste Afstemming
Iedere begeleiding start met een Eerste Afstemming.
Dit gratis online kennismakingsgesprek heeft als doel om kennis te maken, de hulpvraag te verkennen en samen te onderzoeken welke vorm van begeleiding het best aansluit bij de behoeften en het proces van de cliënt.
Tijdens dit gesprek wordt geen volledige counselingsessie of intake voorzien. Er worden geen therapeutische of inhoudelijke begeleidingstrajecten opgestart.
Na deze eerste afstemming beslissen zowel de cliënt als Sylvie Gaethofs vrijblijvend of een verdere samenwerking wenselijk en passend is.
Sylvie Gaethofs behoudt zich het recht voor om een begeleiding niet op te starten wanneer zij van oordeel is dat een andere vorm van ondersteuning beter aansluit bij de noden van de cliënt.
6. Afspraken en sessies
Begeleidingssessies vinden plaats op het vooraf afgesproken tijdstip en duren zoals vermeld bij de gekozen begeleidingsvorm op de website.
Sessies kunnen online of fysiek plaatsvinden, afhankelijk van de gekozen begeleidingsvorm en de praktische mogelijkheden.
Van de cliënt wordt verwacht dat zij tijdig aanwezig is en actief deelneemt aan de begeleiding. Bij online sessies draagt de cliënt zelf zorg voor een rustige omgeving, een stabiele internetverbinding en een goed werkende camera en microfoon.
Indien een sessie door overmacht of technische problemen niet op een kwaliteitsvolle manier kan doorgaan, zoeken beide partijen in onderling overleg naar een passende oplossing.
7. Annuleren en verplaatsen van afspraken
Afspraken kunnen kosteloos worden geannuleerd of verplaatst tot 24 uur voor het geplande tijdstip. Wanneer je weet dat je een afspraak niet kunt nakomen, wordt gevraagd om dit zo vroeg mogelijk en bij voorkeur minstens 48 uur vooraf te laten weten.
Bij annulering of verplaatsing minder dan 12 uur voor het geplande tijdstip, maar vóór de dag van de afspraak, wordt 50% van het sessiebedrag in rekening gebracht.
Bij annulering of verplaatsing op de dag van de afspraak, of wanneer een cliënt zonder voorafgaande verwittiging niet op de afspraak verschijnt, wordt het volledige sessiebedrag aangerekend.
Ook voor de Eerste Afstemming wordt gevraagd om een eventuele annulering of verplaatsing tijdig door te geven. Bij herhaaldelijk laattijdig annuleren of het niet verschijnen op een afspraak behoudt Sylvie Gaethofs zich het recht voor om geen nieuwe afspraak meer in te plannen.
Bij overmacht of uitzonderlijke omstandigheden behoudt Sylvie Gaethofs zich het recht voor om van deze regeling af te wijken en samen met de cliënt naar een passende oplossing te zoeken.
Wanneer Sylvie Gaethofs door onvoorziene omstandigheden een afspraak moet verplaatsen of annuleren, wordt in onderling overleg een nieuw tijdstip afgesproken.
8. Betaling en facturatie
De actuele tarieven van de verschillende begeleidingsvormen worden steeds vermeld op www.sylviegaethofs.be.
Facturen worden opgesteld overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen.
Tenzij anders overeengekomen, dienen facturen betaald te worden binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn.
Bij begeleidingstrajecten gebeurt de facturatie volgens de afspraken die vooraf met de cliënt werden gemaakt.
Bij laattijdige betaling ontvangt de cliënt een eerste betalingsherinnering. Deze eerste herinnering is kosteloos en bevat een nieuwe betalingstermijn overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen.
Wanneer een factuur na deze termijn onbetaald blijft, kan Sylvie Gaethofs, voor zover wettelijk toegestaan, de verdere uitvoering van de begeleiding opschorten totdat de openstaande bedragen zijn voldaan.
Bij aanhoudende betalingsachterstand kunnen, voor zover wettelijk toegestaan, nalatigheidsinteresten en eventuele invorderingskosten worden aangerekend overeenkomstig de geldende Belgische wetgeving.
9. Persoonlijk Kompas en sessie-opnames
Bij De Ontmoeting en De Bedding ontvangt de cliënt na de sessie een Persoonlijk Kompas, zoals beschreven in het aanbod op de website.
Het Persoonlijk Kompas sluit steeds aan bij wat zich tijdens de begeleiding heeft aangediend en kan bestaan uit persoonlijke reflecties, inzichten, verdiepende vragen, integratie-oefeningen, aandachtspunten en andere ondersteunende materialen die bijdragen aan de verdere integratie van het begeleidingsproces.
Wanneer een sessie wordt opgenomen, wordt hiervoor vooraf expliciet toestemming gevraagd aan de cliënt. Deze toestemming wordt steeds vrijwillig gegeven en kan door de cliënt worden geweigerd zonder dat dit gevolgen heeft voor de verdere begeleiding.
Een eventuele opname wordt uitsluitend gebruikt als ondersteuning van het persoonlijke begeleidingsproces en maakt deel uit van het Persoonlijk Kompas. De opname is uitsluitend bedoeld voor persoonlijk gebruik door de cliënt.
Het is niet toegestaan om opnames of andere materialen die in het kader van de begeleiding worden verstrekt, geheel of gedeeltelijk openbaar te maken, te verspreiden, te delen met derden of te gebruiken voor andere doeleinden zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Sylvie Gaethofs.
De door Sylvie Gaethofs ontwikkelde methodieken, oefeningen en ondersteunende materialen die deel uitmaken van het Persoonlijk Kompas blijven eigendom van Sylvie Gaethofs. Dit doet geen afbreuk aan de persoonlijke informatie, ervaringen of inhoud die door de cliënt zelf wordt aangebracht of gedeeld.
10. Vertrouwelijkheid en beroepsgeheim
Binnen de begeleiding van Sylvie Gaethofs staat vertrouwen centraal. Sylvie Gaethofs werkt als counselor volgens de geldende deontologische principes, waarbij vertrouwelijkheid en beroepsgeheim een essentieel onderdeel vormen van de begeleidingsrelatie.
De informatie die tijdens gesprekken wordt gedeeld, wordt met de nodige zorg, discretie en respect behandeld.
Persoonlijke informatie die binnen de begeleiding wordt gedeeld, wordt niet zonder toestemming van de cliënt met derden gedeeld, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer er sprake is van een ernstige situatie waarbij de veiligheid van de cliënt of anderen in het gedrang komt.
Ook persoonlijke documenten, reflecties en materialen die in het kader van de begeleiding worden aangeboden, worden met respect voor de vertrouwelijkheid van het begeleidingsproces behandeld.
11. Verantwoordelijkheid van de cliënt
De begeleiding door Sylvie Gaethofs is een samenwerking tussen begeleider en cliënt. De cliënt blijft steeds zelf verantwoordelijk voor haar eigen keuzes, beslissingen en de manier waarop zij omgaat met de inzichten en mogelijkheden die tijdens de begeleiding ontstaan.
De cliënt bepaalt zelf welke stappen zij zet en op welke manier zij de begeleiding integreert in haar dagelijks leven.
Sylvie Gaethofs begeleidt het proces met professionele aandacht en zorgvuldigheid, maar kan geen garantie bieden op een specifiek resultaat. De uitkomst van een begeleidingstraject is mede afhankelijk van de inzet, betrokkenheid en persoonlijke situatie van de cliënt.
De cliënt is verantwoordelijk voor het tijdig aangeven wanneer bepaalde thema's, verwachtingen, behoeften of grenzen onvoldoende aansluiten bij de begeleiding.
12. Online begeleiding
Online begeleiding maakt deel uit van het aanbod van Sylvie Gaethofs en verloopt via een digitaal communicatieplatform, zoals Zoom.
De cliënt zorgt voorafgaand aan een online sessie voor een geschikte en rustige omgeving waarin voldoende privacy gewaarborgd is, zodat het gesprek in alle vertrouwen kan plaatsvinden.
De cliënt is zelf verantwoordelijk voor een goed werkende internetverbinding, een geschikt toestel en de nodige technische voorzieningen om de sessie te kunnen volgen.
Sylvie Gaethofs doet er alles aan om online sessies op een veilige en kwaliteitsvolle manier te laten verlopen. Wanneer technische problemen of omstandigheden buiten haar controle ervoor zorgen dat een sessie niet of onvoldoende kan doorgaan, wordt in onderling overleg gezocht naar een passende oplossing.
Ook tijdens online begeleiding gelden dezelfde principes van vertrouwelijkheid en beroepsgeheim zoals beschreven in deze algemene voorwaarden en de privacyverklaring.
13. Klachten of vragen
Sylvie Gaethofs hecht veel belang aan een professionele, zorgvuldige en respectvolle begeleiding.
Wanneer je vragen, opmerkingen of bezorgdheden hebt over de begeleiding of de manier waarop deze verloopt, wordt gevraagd om dit eerst rechtstreeks te bespreken. Op die manier kan samen gezocht worden naar een passende oplossing.
Je kan hiervoor contact opnemen via:
info@sylviegaethofs.be
Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, kan je gebruikmaken van je rechten zoals beschreven in de privacyverklaring. Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
14. Wijzigingen aan deze algemene voorwaarden
Sylvie Gaethofs behoudt zich het recht voor om deze algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen of aan te vullen.
De meest recente versie van de algemene voorwaarden is steeds beschikbaar via:
www.sylviegaethofs.be
Wanneer belangrijke wijzigingen een impact hebben op de begeleiding of de afspraken met cliënten, zal hierover op een duidelijke manier worden gecommuniceerd.
