Privacyverklaring :: www.sylviegaethofs.be

PRIVACYVERKLARING

Sylvie Gaethofs

Laatst bijgewerkt: september 2026

1. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens?

Ik hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en verwerk deze zorgvuldig en vertrouwelijk overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Sylvie Gaethofs
info@sylviegaethofs.be

2. Over mijn praktijk

Ik bied individuele counseling en procesgerichte begeleiding aan vrouwen via online en fysieke sessies.

De begeleiding bestaat onder meer uit:

kennismakingsgesprekken;
individuele verdiepende sessies;
langere individuele begeleidingstrajecten.

Daarnaast kunnen ook groepsactiviteiten georganiseerd worden, zoals lezingen, workshops, bijeenkomsten of andere vormen van groepsgerichte begeleiding.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Afhankelijk van jouw contact met mijn praktijk kunnen de volgende persoonsgegevens verwerkt worden.

Identificatie- en contactgegevens

naam en voornaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
adresgegevens indien nodig voor administratie of facturatie.

Gegevens in het kader van begeleiding

informatie die je zelf deelt tijdens gesprekken;
informatie over jouw hulpvraag, persoonlijke situatie, ervaringen en thema's waaraan je wil werken.

Omdat begeleiding betrekking kan hebben op persoonlijke en gevoelige onderwerpen, kunnen hierbij ook persoonsgegevens worden verwerkt die onder de bijzondere categorieën van persoonsgegevens volgens de AVG vallen, bijvoorbeeld gezondheidsgegevens.

Dergelijke gegevens worden alleen verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor de begeleiding en wanneer dit volgens de toepasselijke privacywetgeving is toegestaan. Deze informatie wordt met de nodige zorg en vertrouwelijkheid behandeld.

Administratieve gegevens

facturatiegegevens;
gegevens die nodig zijn voor boekhouding en wettelijke verplichtingen.

Verwerking van sessie-opnames

Binnen bepaalde begeleidingsvormen kan een sessie-opname deel uitmaken van het Persoonlijk Kompas dat na een sessie wordt aangeboden.

Een sessie wordt uitsluitend opgenomen wanneer hiervoor vooraf expliciete toestemming werd gegeven. Deze toestemming wordt vrijwillig gevraagd en kan steeds worden geweigerd.

De opname wordt uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van het persoonlijke begeleidingsproces en wordt niet gedeeld met derden of gebruikt voor andere doeleinden.

Je kan je toestemming voor een opname ook later intrekken. Een intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die voor de intrekking heeft plaatsgevonden.

Sessie-opnames worden zorgvuldig en beveiligd bewaard en verwerkt volgens dezelfde principes van vertrouwelijkheid en gegevensbescherming als andere cliëntgegevens.

4. Waarom worden jouw gegevens verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

om contact met jou op te nemen na een vraag via e-mail of het contactformulier;
om kennismakingsgesprekken en begeleidingssessies te organiseren;
om begeleidingstrajecten uit te voeren;
om afspraken te plannen en op te volgen;
om het begeleidingsproces zorgvuldig te kunnen opvolgen;
om facturen op te maken en mijn wettelijke administratieve verplichtingen na te komen;
om informatie of nieuwsbrieven te versturen wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven;
om mijn website goed te laten functioneren en te beveiligen;
om mijn praktijk administratief en technisch te kunnen organiseren.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt steeds op basis van een toepasselijke rechtsgrond, zoals de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van maatregelen op jouw verzoek, het voldoen aan een wettelijke verplichting, mijn gerechtvaardigd belang waar dit van toepassing is, of jouw toestemming wanneer deze vereist is.

5. Hoe worden jouw gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en beschermd tegen verlies, ongeoorloofde toegang of misbruik.

Cliëntgegevens worden digitaal bewaard in beveiligde systemen waarbij passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen.

Voor de praktische werking van mijn praktijk kan gebruik worden gemaakt van professionele digitale diensten zoals beveiligde opslag-, communicatie- en administratieve systemen.

6. Vertrouwelijkheid

Binnen mijn begeleiding staat vertrouwen centraal. De informatie die tijdens gesprekken wordt gedeeld, wordt met de nodige zorg, discretie en vertrouwelijkheid behandeld.

Persoonsgegevens en informatie die tijdens begeleidingsgesprekken worden gedeeld, worden niet zomaar doorgegeven aan derden.

Gegevens worden enkel gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de werking van de praktijk, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer er sprake is van een ernstige situatie waarbij de veiligheid van jezelf of anderen in het gedrang komt.

7. Delen van gegevens met derden

Om mijn praktijk op een professionele en veilige manier te organiseren, kan ik gebruikmaken van externe dienstverleners die bepaalde persoonsgegevens verwerken.

Deze gegevens worden enkel gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van mijn dienstverlening, mijn administratieve verplichtingen of de goede werking en beveiliging van mijn praktijk.

Mogelijke externe partijen waarmee gegevens verwerkt kunnen worden zijn:

Boekhouding en administratie

Voor het verwerken van facturen, boekhouding en wettelijke administratieve verplichtingen kan ik samenwerken met mijn boekhouder en gebruikmaken van administratieve systemen en elektronische facturatiediensten, zoals OkiOki en Peppol.

Online begeleiding

Voor online sessies kan gebruik worden gemaakt van Zoom. Hierbij kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het organiseren en uitvoeren van online begeleiding, zoals naam, e-mailadres en technische gegevens die nodig zijn om het platform te gebruiken.

Website en hosting

Mijn website wordt beheerd via Combell. Wanneer je gebruikmaakt van mijn website, kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren, beveiligen en onderhouden van de website.

Voor het beheer van privacy- en cookievoorkeuren op mijn website maak ik gebruik van iubenda. iubenda ondersteunt het beheer van privacy- en cookie-informatie en de toestemmingsvoorkeuren voor cookies en andere trackers.

Betalingen

Betalingen gebeuren via bankoverschrijving. Wanneer in de toekomst gebruik wordt gemaakt van externe betaalplatformen, kunnen persoonsgegevens worden verwerkt volgens de privacy voorwaarden van deze dienstverleners.

Externe dienstverleners verwerken persoonsgegevens volgens hun eigen privacy voorwaarden en, waar van toepassing, op basis van passende afspraken over gegevensverwerking.

8. Contactformulier en communicatie

Wanneer je contact opneemt via het contactformulier op mijn website of via e-mail, worden de gegevens die je verstrekt verwerkt om jouw vraag te beantwoorden en, indien gewenst, verder contact met jou op te nemen.

De gegevens die je via deze kanalen verstrekt, worden enkel gebruikt voor het doel waarvoor je ze hebt meegedeeld en worden niet gebruikt voor andere doeleinden zonder een passende rechtsgrond.

9. Nieuwsbrief

Wanneer je je inschrijft voor mijn nieuwsbrief, worden jouw persoonsgegevens gebruikt om je informatie, inspiratie en nieuws vanuit mijn praktijk te bezorgen.

Je ontvangt deze communicatie enkel wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Je kan je toestemming op elk moment intrekken en je uitschrijven via de uitschrijflink onderaan iedere nieuwsbrief of door contact op te nemen via info@sylviegaethofs.be.

10. Cookies en websitegebruik

Mijn website maakt gebruik van cookies en andere vergelijkbare technologieën.

Sommige cookies zijn noodzakelijk om de website correct te laten functioneren. Voor andere cookies, zoals analytische cookies of andere niet-noodzakelijke trackers, wordt waar dit wettelijk vereist is vooraf toestemming gevraagd.

Voor het informeren over cookies en het beheren en registreren van jouw cookievoorkeuren maak ik gebruik van de iubenda Cookie Solution.

Je kan jouw cookievoorkeuren beheren via de daarvoor voorziene cookie-instellingen op mijn website.

Meer informatie over de gebruikte cookies en de manier waarop hiermee wordt omgegaan, vind je in de cookie-informatie die via mijn website beschikbaar wordt gesteld.

11. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, rekening houdend met wettelijke verplichtingen en de aard van de dienstverlening.

Gegevens die noodzakelijk zijn voor de administratie en boekhouding worden bewaard overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen.

Gegevens die betrekking hebben op begeleiding worden zorgvuldig bewaard gedurende de periode die noodzakelijk is voor een goede opvolging van de begeleiding en om te voldoen aan eventuele wettelijke verplichtingen.

Sessie-opnames worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze met jouw toestemming zijn opgenomen. Wanneer een opname niet langer nodig is of wanneer verdere bewaring niet langer gerechtvaardigd is, wordt deze verwijderd, tenzij een wettelijke verplichting tot bewaring geldt.

Gegevens van contactaanvragen en nieuwsbriefinschrijvingen worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze werden verzameld.

12. Jouw rechten volgens de AVG/GDPR

Je hebt als betrokkene verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je hebt het recht om:

informatie te vragen over de persoonsgegevens die over jou worden verwerkt;
inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen;
in bepaalde situaties te vragen om jouw persoonsgegevens te laten verwijderen;
in bepaalde situaties te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens;
jouw toestemming voor bepaalde verwerkingen op elk moment in te trekken wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming;
jouw persoonsgegevens te ontvangen of te laten overdragen wanneer dit wettelijk van toepassing is.

Wanneer je gebruik wil maken van één van deze rechten, kan je contact opnemen via:

info@sylviegaethofs.be

Om jouw privacy te beschermen kan gevraagd worden om voldoende informatie te verstrekken zodat jouw identiteit kan worden bevestigd.

Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt.

13. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de werking van mijn praktijk, de gebruikte systemen of de wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie van deze privacyverklaring is steeds beschikbaar via mijn website: www.sylviegaethofs.be

Indien belangrijke wijzigingen een impact hebben op de manier waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt, zal hierover duidelijk worden gecommuniceerd.